5 essentiële tips voor uitmuntende klantenservice in de buitendienst

Als operationeel manager van een fieldservice-bedrijf weet je dat tevredenheid van je eindklanten cruciaal is voor het succes van jouw organisatie. Een positieve klantervaring kan de reputatie van je bedrijf versterken, terwijl een negatieve ervaring deze kan schaden. Het verbeteren van klanttevredenheid en het optimaliseren van de klantervaring kan echter een uitdaging zijn. In deze bijdrage ontdek je 5 praktische tips om jouw eindklanten op de eerste plaats te zetten en de klanttevredenheid te verhogen, wat weer kan zorgen voor een sterkere klantbinding en een langdurige samenwerking met je opdrachtgever.

1. Stem je proces op de klant af

Zorg ervoor dat je processen zo zijn ingericht dat ze aansluiten op de behoeften van je klanten. Pas je fieldservice-proces aan op basis van wat jouw klanten nodig hebben, in plaats van je alleen te concentreren op wat het beste werkt voor je organisatie. Hierdoor wordt je klant beter geholpen en zal de klanttevredenheid toenemen.

Je kunt bijvoorbeeld in je proces een extra stap opnemen voor extra werkzaamheden binnen je gewone proces. Hiermee kun je voorkomen dat er voor eventueel meerwerk gelijk een heel nieuw proces moet worden opgestart, met extra doorlooptijd en meer belasting van de eindklant.

2. Geef updates bij statusovergangen

Houd je klanten op de hoogte van de voortgang van hun opdrachten. Stuur updates bij elke statusovergang in je proces, zodat de klant precies weet wat hij kan verwachten. Dit draagt bij aan een helder proces en een betere klantervaring.

3. Communiceer effectief met je klant

Goede communicatie met je klanten is onmisbaar voor een hoge klanttevredenheid. Informeer je klanten tijdig en op een duidelijke manier over de status van hun opdrachten, bijvoorbeeld via e-mail, whatsapp of sms. Zorg ook voor extra communicatiemomenten, zoals het doorgeven van de verwachte aankomsttijd (ETA) en het informeren over eventuele vertragingen. Zo weet de klant wanneer hij/zij de monteur kan verwachten.

4. Geef de klant regie over zijn planning

Betrek je eindklanten actief bij de planning van hun opdrachten. Bied een klantportaal aan met een planningsmodule, zodat klanten zelf een geschikt moment kunnen kiezen voor de uitvoering van de opdracht. Hierdoor voelen klanten zich meer betrokken en kun je het planningsproces efficiënter laten verlopen.

Via een klantportaal kun je de klant ook vragen om aanvullende opdrachtinformatie en de klant inzicht geven in de voortgang van zijn opdracht.

5. Bied optimale ondersteuning aan je buitendienstmedewerkers

Zorg ervoor dat je buitendienstmedewerkers de juiste hulpmiddelen krijgen om hun werk effectief te voltooien. Denk bijvoorbeeld aan een fieldservice-app, die in het veld alle informatie beschikbaar stelt op een gebruiksvriendelijke, hapklare manier. Zo kan de servicemedewerker er gelijk mee aan de slag en kun je voorkomen dat medewerkers essentiele zaken vergeten. Op deze manier kan de monteur het werk volledig en goed afronden en overdragen, wat leidt tot tevreden klanten.