Beheer je opdrachten met werkordermanagement

Een essentieel onderdeel van het field service proces is het succesvol organiseren en uitvoeren van werkorders in het veld.
Met een goede voorbereiding en planning kan je de buitendienst met de juiste informatie en instructies op pad sturen. De werkopdracht kan daarmee in één keer goed uitgevoerd worden, om vervolgens de benodigde afrondende backoffice activiteiten te initiëren.

Het goed inrichten van je werkorder management draagt bij aan je Operational Excellence!

Bij Operational Excellence draait het om het excelleren in je dienstverlening naar je klanten. Dit betekent dat alles binnen de organisatie in één keer goed moet, op tijd is en tegen een uitstekende prijs wordt geleverd.

UPD. (2021, 8 april). Operational excellence, wat is dat? sixsigma.nl. https://www.sixsigma.nl/artikelen/operational-excellence

Het is daarbij van belang om oog te hebben voor de diversiteit in werkzaamheden en de mogelijkheden om die in je software vorm te geven.

Een goede field service applicatie biedt ruimte voor meerdere opdrachtsoorten.
Elke opdrachtsoort heeft zijn eigen unieke karakteristieken, die zich laten vertalen naar een fasering van de backoffice-activiteiten en veldwerkzaamheden, benodigde informatie per fase en statustransities tussen de fases.

Hoe werkorder management is vormgegeven in Field Service Plus

Werkorders

In FS+ zijn de in het veld uit te voeren werkorders vrij definieerbaar via werkorder-types. Werkorder kunnen bijvoorbeeld van het type schouwopdracht, storing, installatie, inspectie, etc. zijn.
Voor de uitvoering gebruikt de buitendienst de mobiele app, waarbij elk werkorder-type zijn eigen wizard-stappen en benodigde/vast te leggen informatie bevat.

Case – Activity – Werkorder

Als er naast de uitvoering van de werkorder in het veld ook andere werkzaamheden nodig zijn bestaat de mogelijkheid om deze werkzaamheden als klantopdracht via één of meerdere Activiteiten en Werkorders uit te voeren.

FS+ voorziet in zelf definieerbare templates voor verschillende opdrachtsoorten, waarbij de fasering/statussen/statustransities en de benodigde activiteit(en) en/of werkorders zelf gedefinieerd kunnen worden.
De activiteiten en werkorders worden daarbij in de juiste volgorde gekoppeld aan de onderkende fases en afgehandeld in lijn met de statussen en statustransities.

Voor het uitvoeren en monitoren van specifieke taken voorziet FS+ in taakmanagement en workflow mogelijkheden

Een voorbeeld field service concept in FS+: Levering

Laten we kijken naar het field service concept “levering”. In onderstaand voorbeeld zijn de stappen opgenomen die nodig zijn bij een leveringsopdracht.

Tijdens de Initiatie wordt naast backoffice-werkzaamheden ook een werkorder van het type “schouwopdracht” uitgevoerd, waarmee in de volgende fase de Werkvoorbereiding kan plaatsvinden (bijv. het aanvragen van vergunningen, het vaststellen van de omvang van de werkzaamheden en het bepalen van de materieel- en materiaalbehoefte).
Na de voorbereiding volgt de fase Uitvoering van een werkorder in het veld van het type “installatie”, waarna de opdracht via een revisie van tekeningen/documentatie op kantoor wordt afgesloten (Afronden).

Voor de “schouwopdracht” en “installatie” werkt de buitendienst dus met de mobiele app, waarbij elk werkorder-type zijn eigen wizard-stappen en benodigde/vast te leggen informatie bevat.