Help je buitendienst op weg met goede field service software

Een belangrijk onderdeel van het serviceproces bij field service bedrijven is de buitendienst. Buitendienstmedewerkers zijn een onmisbare schakel bij het goed uitvoeren van opdrachten en projecten. Daarnaast verhoogt het goed inzetten van de buitendienst de klanttevredenheid aanzienlijk. De buitendienst is immers het gezicht naar de klant.

Rondom de buitendienst spelen anno 2021 diverse uitdagingen. We zetten er een aantal op een rijtje.

• Enorme tekorten aan gekwalificeerd technisch personeel
• Buitendienstmedewerkers werken steeds vaker buiten hun eigen regio
• Het goed opvolgen van procedures wordt steeds belangrijker
• Benodigd materiaal is sterk afhankelijk van specifieke situatie
• Goed communiceren met de eindklant is een aandachtspunt
• Stake- en shareholders vragen om duidelijke en complete rapportages

Tekort aan technisch geschoold personeel

Uit onderzoek van ROVS -aanbieder van technische opleidingen- blijkt dat 77% procent van de technische bedrijven in Nederland een tekort heeft aan technici.

Ook de toekomstverwachtingen zijn niet gunstig. Het aantal deelnemers aan technische opleidingen daalt en ook de vergrijzing speelt hierbij een rol.

Een goede buitendienstapp kan zorgen dat de negatieve effecten van dit probleem minder gevoeld worden. Voor de Field Service Plus oplossing is de keuze gemaakt om geen ‘standaard’-mobiele app te ontwikkelen voor de administratieve afhandeling alléén. De mobiele FS+ app ondersteunt de buitendienstmedewerker én begeleidt hem op logische wijze door het proces. Relevante formulieren, achtergrondinformatie, instructies en andere gegevens zijn daarbij binnen handbereik.

Beter inplannen van de buitendienst

Doordat buitendienstmedewerkers steeds vaker werken buiten hun eigen regio werken, is er behoefte aan uitgebreidere planningsmogelijkheden. In de oplossing Field Service Plus is het daarom mogelijk gemaakt om per regio te plannen. Daarnaast kan er gebruik gemaakt worden van een automatische-planfunctie. Deze functionaliteit houdt uiteraard ook rekening met reistijden.

Goed ondersteunen van procedures

Omdat we zien dat het goed volgen van procedures steeds belangrijker wordt, willen we de buitendienst hier graag in ondersteunen. De Field Service Plus app biedt de mogelijkheid om checklists aan een opdracht(-soort) toe te voegen. Ook is het mogelijk om specifieke formulieren aan opdrachten te koppelen. Op deze manier zorg je ervoor dat de buitendienstmedewerker alle processtappen zorgvuldig doorloopt.

Verbeteren van de werkvoorbereiding

Een goede werkvoorbereiding is essentieel voor een soepele opdrachtafhandeling. Om ervoor te zorgen dat de voorbereiding zorgvuldig gedaan wordt, kan ook hier effectief gebruik gemaakt worden van checklists. Field Service Plus biedt de mogelijkheid om checklists te tonen op basis van het type opdracht. Door middel van een checklist kan bijvoorbeeld inzichtelijk worden gemaakt welk materiaal nodig is voor een werkorder/opdracht. Op deze manier zorg je er voor dat de buitendienst altijd met het juiste materiaal op pad gaat.

Communicatie met eindklant optimaliseren

Voor veel organisaties is het een uitdaging om op een goede manier te communiceren met de eindklant. Om hierin te ondersteunen bieden we een integratie met een SMS, WhatsApp en e-mail service aan.

Inzichtelijke rapportages field service proces

Het maken van inzichtelijke rapportages is voor veel organisaties erg belangrijk. Stake- en shareholders vragen om goede informatie over de opdrachten waar zij bij betrokken zijn. De Field Service Plus oplossing bevat een aantal gestandaardiseerde rapportages (bijvoorbeeld met betrekking tot de SLA), maar het is het ook mogelijk om specfieke rapportages te laten maken.

Herken je de uitdagingen uit deze blog binnen je eigen organisatie? Of mis je juist belangrijke uitdagingen? Laten we er over doorpraten!